Thời Nguyễn, chờ đến ngày triều đình làm lễ "Ban sóc" ở Đại nội Huế thì cả nước mới làm lễ "Thọ lịch" (nhận lịch). Sau đó quan Lễ khoa đem lịch ban cho các quan, loại lịch này gọi là “quan lịch”. Cuốn lịch dâng lên cho vua gọi là “Ngự lịch”. Ngoài ra, còn cuốn "Long phụng lịch" để thờ tại Thái miếu, Thế miếu, Hưng miếu, Triệu miếu trong Đại nội và tại các lăng tẩm. Chuyện thật như đùa là cũng có cuốn "Dân lịch". Nhưng chỉ phát xuống làng xã hai cuốn cho hai ông Chánh tổng và Lý trưởng. Dân “đen” muốn xem ngày tháng thì đem “cau trầu rượu” đến nhờ hai ông “cường hào” đó.
Trong sách “Đại Nam Thực Lục” (do Viện Sử học dịch thuật XB năm 1962) chép rằng Khâm thiên giám được xây dựng thời vua Lê Thánh Tông (1460-1497). Đến vua Gia Long ông chịu ảnh hưởng dịch lý, chiêm tinh học Trung Hoa đã cho thành lập Khâm thiên giám (vào năm 1804 Giáp Tý) để quan sát thiên văn, khí tượng, làm lịch và xem ngày lành tháng tốt, tư vấn địa lý phong thủy cho triều đình. Sách“Đại Nam thực lục” ghi cụ thể hàng ngày ở Khâm Thiên Giám công việc gồm chiêm nghiệm khí hậu, ghi chép để tính đúng tháng năm và mùa màng, miêu tả sắc mây và hình tượng sao trời, xem ngày giờ tốt lành, kể cả trông coi việc đánh trống canh đổi gác trong tử cấm thành. Nhìn từ tả ngạn sông Hương thì Quan tượng đài(đài thiên văn) nằm trên góc hướng tây nam Kinh thành Huế.
Sách “Khâm định Đại Nam Hội điển sự lệ” ghi chép khá rõ thì tổ chức hành chính của Khâm thiên giám dưới sự quản lý chung của một vị đại quan kiêm nhiệm. Vị quan này đứng đầu một cơ quan cấp Bộ khác, chỉ quản lý chung, còn việc chuyên môn hàng ngày giao cho hai quan Giám chính và Giám phó trực tiếp điều khiển. Đội ngũ nhân viên ở đây gồm các vị Ngũ quan chính, Linh đài lang, các Thư lại và Vị nhập lưu Thư lại (chánh văn phòng). Nổi tiếng làm lịch giỏi nhất là Thượng thư Bộ Hộ Nguyễn Hữu Thận (sinh 1757 mất 1831 tại Quảng Trị). Ông kiêm chức Giám chính Khâm Thiên Giám qua 2 đời vua Gia Long và Minh Mạng.
Ông Phan Huy Chú ghi chép tỉ mỉ trong “Lịch triều hiến chương loại chí” hàng năm đến tháng 6 âm lịch các quan Khâm Thiên Giám tính trước lịch cho năm sau. Phải viết thành hai bản, một bản dâng lên Vua và một bản nộp tại bộ Hộ (tài chính) để xin tiền in lịch. Vua châu phê xong giao cho Trung Thư Giám viết lại để bên Tri Giám coi việc khắc mộc bản; khắc xong Tư Thiên Giám đối chiếu rà soát cẩn thận trước khi in. Trong tháng Chạp chọn ngày tốt dâng bản lịch in thử lên vua chuẩn y. Ðến ngày 24 tháng Chạp làm lễ Tiến lịch.. Do đường sá khó khăn, năm 1809 Kỷ Tỵ vua Gia Long cho các địa phương báo cáo về Bộ Hộ lịch tiêu chuẩn. Bộ Hộ chuẩn bị lịch từ đầu tháng 4, Bắc thành (Hà Nội) và Gia Định thành sẽ cử người đến Khâm Thiên Giám nhận bản thảo đem về tự khắc và in. Đến tháng 10, cử người đến Huế nhận bìa lịch có đóng ấn “Đại Nam Hiệp Kỷ lịch chi bảo” đem về bổn sở đóng lịch.
Đóng lịch xong mô vô nấy nhưng không phải tự tiện “phát hành” mà phải chờ đến ngày triều đình làm lễ "Ban sóc" ở kinh đô Huế các nơi mới làm lễ "Thọ lịch" (nhận lịch). Lễ “Ban sóc” theo điển tích các quan đều mặc phẩm phục hạng nhất vào triều, buổi lễ do Nghi Chế Ty (cơ quan phụ trách nghi lễ) phụ trách. Các Tự ban từ tối hôm trước đã đặt cái án dâng lịch ở giữa ngự đạo trước sân Ngọ Môn. Đến rất sớm, 4 viên Thông tán chia nhau đứng ở phía Ðông, phía Tây và bên Tả và bên Hữu cửa Ðoan môn. Sau ba hồi trống, Tự ban dẫn hai viên quan Tiến lịch vào phía đông sân chầu. Vua ngự trên ngai vàng, Các quan phân ra đứng hai bên. Khi quan Nghi Chế Ty đến giữa ngự đạo quỳ “Tấu lễ tất”, nhà vua ngự giá về cung. Lúc đó quan Lễ khoa đem lịch ban cho các quan, loại lịch này gọi là “quan lịch”. Cuốn lịch đặc biệt dâng lên cho vua gọi là “Ngự lịch”. Ngoài ra, còn cuốn "Long phụng lịch" để thờ tại Thái miếu, Thế miếu, Hưng miếu, Triệu miếu trongĐại nội và tại các lăng tẩm. Hình thức cuốn Ngự lịch rất đẹp, bìa làm bằng một tấm lụa màu vàng, thêu rồng mây liền từ sau ra trước bằng thứ chỉ tơ quý hiếm gọi là "Đoạn bát ty". Ở giữa bìa có một cái nhãn màu hoa đào, thêu nổi hai chữ "Ngự lịch". Đáng nói "Dân lịch" là cuốn lịch chỉ phát cho hai ông Chánh tổng và Lý trưởng, thường dân xem chung. Hành lễ “Ban Sóc” long trọng như vậy nhưng vào năm 1981 bạn tôi ra chợ Đông Ba vào hàng sách báo cũ lục lọi. Nhờ biết chữ Hán Nôm anh ấy nhận ra cuốn ngự lịch “quý báu” của vua Bảo Đại bỏ lăn bỏ lóc. Anh mua nó giá chỉ bằng 1 tô bún bò Huế!
Thật đáng phục lề lối làm việc có trách nhiệm của người xưa. Kỹ thuật in lịch hồi ấy thô sơ. Dùng các mộc bản bằng gỗ cây thị khắc chữ, mỗi bản in từng tờ một. Như vậy mà mỗi năm Khâm Thiên Giám đều cung cấp đủ lịch cho cả nước. Trải qua 13 triều vua nhà Nguyễn không lần nào bị sai sót. Hiện nay, hầu hết những cuốn ngự lịch và quan lịch đều bị thất lạc. Trong Bảo tàng Cung đình Huế (tại số 3 Lê Trực, thành phố Huế) còn trưng bày 2 bìa ngự lịch triều Tự Đức và Bảo Đại. Đối với các bộ “Châu bản triều Nguyễn” hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I (Hà Nội), hiện có khoảng 1.000 văn bản của Khâm thiên giám.
